Geschäftsprozessmodellierung (BPMN) und Unternehmensarchitektur

BPMN und Prozessmapping: Wichtiger denn je

Mittlerweile nutzen über 70 % der Organisationen diese Technologie. Geschäftsprozessmodellierung Als zentraler Bestandteil ihrer Geschäftsprozesse ist die Prozessvisualisierung mehr als nur ein Trend – sie ist unerlässlich. Unternehmen, die sich stetig anpassen und wachsen, müssen ihre Prozesse regelmäßig visualisieren und standardisieren. Wir zeigen Ihnen, wie Prozessmodellierungsstandards wie BPMN und UML in Verbindung mit Enterprise-Architekturtechniken Teams bei der Gestaltung und Optimierung von Arbeitsabläufen unterstützen und Prozesse an strategischen Zielen und Technologien ausrichten können.[I]

Wenn Ihr Team einen für die Produkt- oder Dienstleistungserbringung wichtigen Prozess verbessern möchte, ist einer der ersten Schritte, ein gemeinsames Verständnis dieses Prozesses zu entwickeln. Prozessmodelle gehören zu den einfachsten Methoden, um die Arbeitsweise von Teams zu erfassen und zu kommunizieren. Diagramme eignen sich hervorragend, um sowohl den aktuellen Geschäftsprozess zu analysieren als auch Verbesserungsmöglichkeiten aufzuzeigen.

Was ist die Business Process Modeling Notation (BPMN)?

Geschäftsprozessmodelle veranschaulichen, wie Aktivitäten, Aufgaben und Entscheidungen innerhalb einer Organisation ausgeführt werden. Diese Modelle helfen, wichtige Fragen zu beantworten, wie zum Beispiel:

• Welche Auswirkungen werden die vorgeschlagenen Änderungen auf unseren Auftragsabwicklungsprozess haben?
• Welche manuellen Dateneingabeaufgaben können wir digitalisieren, um den Kundenservice effizienter zu gestalten?
• Wie können wir die Projektmanagementprozesse in den regionalen Niederlassungen standardisieren, um eine einheitliche Servicequalität zu gewährleisten?

Diese Erkenntnisse helfen, Ineffizienzen aufzudecken, Arbeitsabläufe zu optimieren und bessere Entscheidungen zu treffen. BPMN (Business Process Modeling Notation) ist eine spezielle Notation bzw. ein Standard zur Erstellung detaillierter Geschäftsprozessmodelle. Sie verwendet standardisierte Symbole, um die einzelnen Schritte eines Geschäftsprozesses abzubilden.

Vorteile von Werkzeugen und Standards zur Geschäftsprozessmodellierung

Die Verwendung von Standardnotationen wie BPMN (Business Process Model and Notation) und UML (Unified Modeling Language) bietet Teams echte Vorteile und sorgt für Konsistenz und Klarheit in der gesamten Dokumentation eines Unternehmens. Wenn alle dieselbe visuelle Sprache verwenden, reduziert dies Missverständnisse und verbessert die Kommunikation. BPMN eignet sich ideal für die Erstellung detaillierter Prozessdiagramme, während UML auch für Softwaresysteme und die Abbildung von Geschäftsprozessen Anwendung findet.

Was sind Symbole der Business Process Modeling Notation (BPMN)?

Die Business Process Modeling Notation (BPMN 2.0 ist die neueste Version) bietet einen Satz standardisierter Symbole zur Erstellung von Prozessdiagrammen. Diese Symbole umfassen Linien, Pfeile und Formen zur Beschreibung von Prozessen:

Kategorien (Schlüsselelemente) von BPMN

• Flow-Objekte wie z. B. Ereignisse, Aktivitäten und Gateways
• Steckverbinder: umfassen Sequenzflüsse, Nachrichtenflüsse und Assoziationen, die die Beziehungen zwischen verschiedenen Elementen definieren
• Artifactswie beispielsweise Datenobjekte, Gruppen und Annotationen, die dem Prozess zusätzlichen Kontext verleihen.
• Schwimmbahnen: Wird verwendet, um verschiedene Teile des Prozesses zu organisieren und visuell zu trennen.

Wie Sie sehen, bietet BPMN eine sehr detaillierte und aussagekräftige Auswahl an Diagrammelementen. Allerdings benötigt nicht jede Organisation den vollen Umfang der BPMN-Symbole. Für viele ist es praktischer, mit einer vereinfachten Auswahl an BPMN-Symbolen zu beginnen. So können sich Teams auf die Erstellung klarer und verständlicher Prozessmodelle konzentrieren, ohne überfordert zu werden. Weitere BPMN-Notationselemente können dann im Laufe des Projekts hinzugefügt werden.

Was ist die universelle Modellierungssprache (UML)?

Die Universal Modeling Language (UML) ist eine weitere grafische Sprache zur Modellierung von Prozessen und zum Entwurf von Softwaresystemen. Sie wird häufig mit der Softwareentwicklung in Verbindung gebracht, kann aber auch zur Erstellung detaillierter Diagramme verwendet werden, die Arbeitsabläufe und Interaktionen veranschaulichen. UML deckt ein breites Spektrum an Systemverhalten ab, darunter Anwendungsfalldiagramme, Sequenzdiagramme und Aktivitätsdiagramme.

Flussdiagramme & Digitales Whiteboard

Flussdiagramme und digitale Whiteboards bieten einen informelleren Ansatz, bei dem Teams gemeinsam Prozesse abbilden und Verbesserungspotenziale identifizieren. Obwohl Flussdiagramme oft nicht die formalisierte Notation von BPMN oder UML aufweisen, macht sie diese Einfachheit zu einer hervorragenden Wahl für Brainstorming, Teamzusammenarbeit und die Visualisierung von Arbeitsabläufen.

Unterschiede zwischen BPMN und UML

BPMN (Business Process Model and Notation) ist eine grafische Notation zur Modellierung von Geschäftsprozessen und Arbeitsabläufen, die sich primär auf den Fluss von Aufgaben, Ereignissen und Entscheidungen in einem Prozess konzentriert. UML (Unified Modeling Language) hingegen ist eine umfassendere Modellierungssprache für die Software- und Systementwicklung.

Unterschied zwischen einem Flussdiagramm und einem BPMN-Diagramm

Ein Flussdiagramm ist ein einfaches Diagramm, das die Abfolge der Schritte eines Prozesses darstellt und häufig Grundformen wie Rechtecke, Rauten und Pfeile verwendet. Es ist eher informell und wird häufig zur Veranschaulichung einfacher Arbeitsabläufe eingesetzt. Ein BPMN-Diagramm bietet mit Elementen wie Ereignissen, Gateways und Swimlanes mehr Details und eignet sich daher besser für komplexe Prozesse und die professionelle Geschäftsmodellierung.

Wer verwendet BPMN-Diagramme?

BPMN-Diagramme werden von Business-Analysten, Prozessmanagern und Enterprise-Architekten zur Modellierung und Analyse von Geschäftsprozessen eingesetzt. Sie unterstützen Stakeholder, darunter IT-Fachkräfte und Führungskräfte, bei der Kommunikation und Optimierung von Arbeitsabläufen. Da BPMN eine standardisierte Sprache ist, findet sie breite Anwendung in Branchen wie Finanzen, Fertigung, Gesundheitswesen und IT-Dienstleistungen, wo eine klare und präzise Prozessdokumentation sowie Prozessoptimierung erforderlich sind.

Lässt sich BPMN mit anderen Systemen und Werkzeugen integrieren?

Die effektivste Prozessmodellierung geht über reine Arbeitsabläufe hinaus und visualisiert, wie sich vorgeschlagene Prozessänderungen auf andere verknüpfte Systeme und Funktionen auswirken. Für diese Art der Modellierung benötigen Analysten und Architekten Werkzeuge, mit denen sich Modelle mit übergeordneten Architekturelementen wie Daten, Anwendungen und der technologischen Infrastruktur verknüpfen lassen.

Diese Integrationen helfen dabei, die Wechselwirkungen von Prozessen mit verschiedenen Systemen, Anwendungen und Datenbanken zu identifizieren und Abhängigkeiten sowie Optimierungspotenziale aufzudecken. Teams können beispielsweise folgende Fragen beantworten:

• Welche Teile der Organisation unterstützen diesen Prozess?
• „Welche Anwendungen sind für diesen Prozess unerlässlich?“
• „Verfügen wir über die richtige Infrastruktur, um einen zuverlässigen und effizienten Ablauf dieses Prozesses zu gewährleisten?“

Beispielsweise können wir durch die Zuordnung eines neuen KI-Tools zu einer Anwendung verborgene Verbindungen zu einer sensiblen Datenbank, wie etwa einem CRM-System, aufdecken. Dieses Verständnis der Wechselwirkungen von Prozessen mit Anwendungen und Daten hilft, Risiken zu identifizieren und sicherzustellen, dass Tools oder Services den Sicherheits- und Compliance-Standards entsprechen.

Viele eigenständige Prozessmodellierungswerkzeuge bieten zwar eine einfache Benutzeroberfläche für die grundlegende Modellierung, konzentrieren sich aber ausschließlich auf Prozesse, ohne diese mit umfassenderen Funktionen oder technischen Datensätzen zu verknüpfen. Im Gegensatz dazu bietet die Prozessmodellierung in ABACUSEs ist unkompliziert, mit BPMN oder UML Prozesse zu beschreiben und anschließend Verknüpfungen und Visualisierungen zu erstellen, die Prozesskomponenten mit Geschäftsfunktionen, Anwendungen und Datenbanken oder anderer Infrastruktur verbinden.

Integration von BPMN in die Unternehmensarchitektur

Eine starke Integration der Unternehmensarchitektur basiert auch auf Tools, die über Funktionen wie integrierte Synchronisierung oder API-Integrationen Verbindungen zu relevanten Datenquellen herstellen. Dies gewährleistet einen reibungslosen Informationsfluss zwischen den Systemen, automatisiert Datenaktualisierungen und sorgt für Konsistenz über Geschäftsprozesse, Technologiekomponenten und Organisationsstrategien hinweg.

Einsatz von BPMN in der Unternehmensarchitektur

Architekten stellen sich bei Prozessmanagementaufgaben häufig folgende Fragen:

• Können wir sowohl den aktuellen als auch den geplanten Zustand eines Prozesses abbilden?
• Können wir die Auswirkungen von Änderungen auf Betriebsabläufe, Ressourcen und Kosten vorhersagen, bevor diese Änderungen umgesetzt werden?
• Welche visuellen Darstellungen und Kennzahlen können wir den Teams im Rahmen unserer Berichterstattung präsentieren?

Indem man aktuelle und zukünftige Prozessmodelle nebeneinander visualisiert in ABACUSkönnen Teams:

• Lücken und Ineffizienzen identifizieren: Identifizieren Sie Verbesserungspotenziale durch den Vergleich von Ist- und Soll-Zuständen
• Beurteilen Sie die Auswirkungen der Änderungen: Erfahren Sie, wie sich die vorgeschlagenen Änderungen auf Betriebsabläufe, Ressourcen und Kosten auswirken.
• Entwicklung des Verfolgungsprozesses: Verstehen, wie sich Prozesse im Laufe der Zeit verändern werden

Sie können Ihre gewählte Prozessnotation auch mit Ihrem bestehenden Modell zusammenführen und mit der Modellierung von Prozessen unter Verwendung vorhandener Komponenten Ihrer Architekturen beginnen. Dies wird ermöglicht durch ABACUSflexibles Metamodell, konfigurierbare Sichten und sofort einsatzbereite Bibliotheken.

In BPMN, wo Pools und Lanes Prozessbeteiligte wie Rollen, Abteilungen oder Anwendungen repräsentieren, können Sie diese Komponententypen Swimlanes in Ihren konfigurierten Sichten zuordnen. Ebenso lassen sich Datenobjekte in BPMN mit Datenentitäten in Ihrem Repository verknüpfen. Dies hilft Ihnen, Prozesse mit anderen Bereichen Ihrer Architektur zu verbinden und so einen umfassenden Überblick über Ihr Unternehmen ohne unnötige Redundanz zu erhalten.

Verwendung von Prozessmodellen in Berichten

Das Erstellen von Dashboards mit relevanten Prozessdiagrammen, Visualisierungen, Analysen oder anderen Inhalten ist eine hervorragende Möglichkeit, eine solide Basis für die Kommunikation mit verschiedenen Interessengruppen oder Abteilungen zu schaffen.

Teams können Prozessmodelle nutzen, um den aktuellen Stand zu erfassen, Engpässe zu identifizieren und die Leistung anhand von Benchmarks zu verfolgen. Diese Dashboards können auch Visualisierungen wie Heatmaps oder Kennzahlen aus technischen Datensätzen enthalten, die aufzeigen, welche Prozessschritte am zeit- oder ressourcenintensivsten sind.

Die Wirkungsanalyse hilft Unternehmen, die Folgewirkungen von Prozessänderungen zu verstehen. Wird beispielsweise ein Schritt modifiziert oder eine neue Technologie integriert, können Modellierungswerkzeuge aufzeigen, wie sich diese Änderungen auf andere verknüpfte Prozesse, Anwendungen oder Geschäftsfunktionen auswirken.

Benutzerberechtigungen und Prozessmodelle

Um eine effektive Zusammenarbeit und einen sicheren Zugriff auf Prozessmodelle innerhalb einer Organisation zu gewährleisten, sollten verschiedene Benutzer unterschiedliche Zugriffs- oder Bearbeitungsrechte haben. Zum Beispiel: ModelliererDiejenigen, die für die Erstellung und Verfeinerung von Prozessmodellen verantwortlich sind, sollten die volle Kontrolle über deren Gestaltung und Änderung haben. Andere Nutzer innerhalb der Organisation benötigen möglicherweise nur eingeschränkte Zugriffsrechte. Zuschauer Daher ist es am besten, ihnen nur Lesezugriff auf die Dashboards und visuellen Darstellungen der Prozessmodelle zu gewähren.

Ein Großteil der Modellierungsarbeit wird auch von LösungsarchitektenSie können Prozessmodelle und andere Diagramme verwenden, um die mit verschiedenen Anwendungen und Infrastrukturen verbundenen Arbeitsabläufe zu visualisieren und zu analysieren. Lösungsarchitekten verwenden häufig auch Symbole von Plattformen wie AWS oder Google Cloud um übersichtliche Bereitstellungsansichten und Infrastrukturdiagramme zu erstellen, die die Architektur geplanter neuer Lösungen erfassen.

Prozessmodellierung vs. Prozess-Mining

Process Mining nutzt Daten aus IT-Systemen (z. B. ERP- oder CRM-Systemen), um zu erkennen, wie Prozesse aktuell im Unternehmen ausgeführt werden.

Die Prozessmodellierung ermöglicht es Teams, neue Prozesse abzubilden und bestehende zu optimieren. Architekten berücksichtigen dabei auch den breiteren Kontext der Unternehmensstrategie, des Anwendungsportfolios, der Kosten- und Risikokennzahlen sowie der technischen Infrastruktur. Mithilfe der Modelle erhalten Teams zudem einen Überblick über die Auswirkungen auf Strategien, Fähigkeiten, Prozesse, Systeme und die Technologieinfrastruktur. Sie können Abhängigkeiten und redundante Systeme identifizieren und so die Ressourcenzuweisung und Prozesseffizienz verbessern.

BPMN-basierte Architektur- und Technologieanbindung

Prozessmodellierung und Architektur

[I] https://automateddreams.com/blog/key-business-process-management-statistics/